Znacznik wyboru aplikacji– rekwizyt zawierający informacje o dodatkowo załączonym dokumencie (dokumentach). jeden
Zaznaczenie obecności aplikacji(rekwizyty 21), nazwane w treści listu, sporządzono w następujący sposób: 2
Jeśli list zawiera załącznik, którego nie wymieniono w tekście, podaj jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę kopii; jeśli jest kilka wniosków, są one ponumerowane. 3
Ryż. jeden.
Przykład rejestracji wymaganego „Znacznika obecności zgłoszenia” w piśmie
Jeśli aplikacje są zbindowane, liczba arkuszy nie jest wskazana. cztery
Jeżeli do dokumentu, który również posiada załącznik, dołączony jest inny dokument, oznaczenie obecności załącznika sporządza się w następujący sposób: 5
pismo Rosarchiwum z dnia 05.06.2003 nr 02-6/172 i załącznik do niego, tylko 3 arkusze.
Jeżeli zgłoszenie nie zostanie wysłane na wszystkie adresy wskazane w dokumencie, wówczas oznaczenie jego obecności jest dokonywane w następujący sposób: 6
Zastosowanie: na 3 litry. w 5 egzemplarzach. tylko pod pierwszy adres.
W załączniku do dokumentu administracyjnego (dekret, zarządzenie, nakaz, zasady, instrukcje, rozporządzenie, decyzja), na pierwszym arkuszu w prawym górnym rogu piszą „Załącznik nr ”, wskazując nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny. 7
Jeśli istnieje tylko jedna aplikacja, numer seryjny nie jest wskazany. osiem
Dozwolone jest drukowanie dużymi literami wyrażenia „Nr ZAŁĄCZNIKA”, a także wyśrodkowanie tego wyrażenia, nazwy dokumentu, jego daty i numeru rejestracyjnego względem najdłuższego wiersza. 9
Wymagany „Znak obecności wniosku” jest sporządzany z pola bez wcięcia akapitu. Jeśli nazwa aplikacji obejmuje wiele wierszy, jest drukowana z jednym odstępem między wierszami. W przypadku kilku aplikacji, nazwy aplikacji są oddzielone od siebie odstępem 1,5-2. dziesięć
Układ rekwizytów „Znak obecności aplikacji” pokazano na rysunku 2.
__________
1 GOST R 7.0.8-2013. System norm informacyjnych, bibliotecznych i wydawniczych. Praca biurowa i archiwizacja. Warunki i definicje. - Wchodzić. 2014-03-01. - M .: FSUE „Standardinform”, 2014. - Pozycja 68.
2 GOST R 6.30-2003. Zunifikowane systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne. - Wejście. 2003-07-01. - M .: Gosstandart of Russia: Wydawnictwo standardów, 2003. - Pozycja 3.21.
3-7 Tamże. - Punkt 3.21.
8 Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dotyczące dokumentacji: Wytyczne dotyczące wdrożenia GOST R 6.30-2003. / Rosarchów; VNIIDAD; Por.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavina, LV Kuzniecow i inni; Brzdąc. wyd. Śr. Larin, A.N. Sokow. - M., 2003. - 90 s.
9 GOST R 6.30-2003. - Punkt 3.21.
10 Kuzniecow S.L. Nowoczesne technologie obsługa dokumentacji zarządczej: wydanie II, poprawione i uzupełnione. - M.: Wydawnictwo "TERMIKA", 2014 - 288 s.
Dodatkowe informacje:
Tworząc jeden dokument często stajemy przed koniecznością dołączenia do niego kolejnego. Oczywiście wszystko, co w nim wymieniamy, dołączamy do listu motywacyjnego. Ale są też zlecenia na główną działalność, kontrakty i wiele innych dokumentów. Jak wystawić załącznik do listu motywacyjnego, w tym na nośnikach elektronicznych? Jak złożyć wniosek do zamówienia i jak zrobić znak na samym zgłoszeniu? Odpowiedzi na te pytania poszukaj w artykule.
Tworzenie załącznika do listu motywacyjnego
Jak już wiecie, zwyczajem jest wysyłanie dokumentów do adresata wraz z listem motywacyjnym, który jest swego rodzaju gwarancją, że przesłane informacje dotarły w całości. Porozmawiajmy o tym, jak poprawnie iw pełnej zgodności z zasadami pracy biurowej sporządzać załączniki do listów motywacyjnych.
„Oznaczenie obecności zgłoszenia wymienionego w treści pisma sporządza się w następujący sposób:
Jeśli list zawiera załącznik, którego nie wymieniono w tekście, podaj jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę kopii; jeśli jest kilka wniosków, są one ponumerowane, na przykład:
Jeśli aplikacje są zbindowane, liczba arkuszy nie jest wskazana.
Załącznik: pismo Archiwum Federalnego z dnia 06.05.2003 N 02-6 / 172 i załącznik do niego, tylko 3 arkusze.
Zastosowanie: na 3 litry. w 5 egzemplarzach. tylko pod pierwszy adres.
Jeśli mówimy o stosowaniu dokumentów, to podane informacje są po prostu wyczerpujące. A jeśli załączysz informacje na nośnikach elektronicznych? Nie musisz niczego wymyślać, działamy w pełnej zgodzie z GOST:
Załącznik: Regulamin Wypożyczalni Regionalnej na fiszce w 1 egzemplarzu.
Jak widać, nie podajemy liczby kartek aplikacyjnych, ponieważ nie ma niebezpieczeństwa, że kilka z nich zostanie utraconych. Wystarczy wskazać ilość nośników pamięci.
Wreszcie, jeśli przesyłasz informacje zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, zwyczajowo piszesz w ten sposób:
2. To samo na karcie flash w 1 egzemplarzu.
Tym samym list przewodni i jego załączniki są niezależnymi dokumentami, z których każdy posiada własne dane rejestracyjne. W treści listu motywacyjnego piszemy tak: „Przesyłamy Państwu umowę z dnia 05.03.2013 nr 45”, po czym list otrzymuje własny indeks – numer wychodzący. List i jego załączniki mogą istnieć bez siebie.
Dokonywanie załączników do innych dokumentów
Mowa o aneksach do umów, zleceniach na podstawowe czynności, instrukcjach itp. Są one opracowane nieco inaczej niż te omówione powyżej.
Jeżeli dokument zakłada obecność wniosku, to odniesienia do niego powinny znajdować się już w samym tekście zamówienia, umowy lub instrukcji.
Na przykład wzmianka o aplikacji w instrukcji pracy biurowej:
Dokumenty są rejestrowane w Rejestrze dokumentów przychodzących (Załącznik 10).
lub w kolejności głównej działalności:
2. Grupa robocza do zbierania informacji na formularzu nr 1 (Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia).
lub w umowie:
3.2. Wykaz materiałów i urządzeń przekazanych przez Klienta do wykonania prac określony jest w Załączniku nr 1, który stanowi integralną część niniejszej Umowy.
Dlatego jeśli planuje się dołączenie czegoś do dokumentu, ale ten wniosek musi być wymieniony w dokumencie. Wnioski i dokument (w przeciwieństwie do przypadku z listem motywacyjnym) są tutaj jednym. Bez aplikacji nikt nie będzie mógł pracować z zamówieniem i nikt nie potrzebuje samych aplikacji bez zamówienia.
Sama aplikacja nie otrzymuje żadnych oznaczeń, jeśli zostanie wysłana do odbiorcy wraz z listem motywacyjnym.
W drugim przypadku, gdy dokument i jego załącznik są nierozłączne, załączniki otrzymują oznaczenia.
Jak to zrobić, GOST R 6.30-2003 powie nam ponownie:
„W załączniku do dokumentu administracyjnego (dekrety, rozporządzenia, rozporządzenia, zasady, instrukcje, regulaminy, decyzje) na pierwszym arkuszu w prawym górnym rogu piszą „Załącznik N”, wskazując nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny, na przykład:
na zamówienie Rosarchowa
z dnia 05.06.2003 N 319
Dozwolone jest drukowanie wyrażenia „ZAŁĄCZNIK N” wielkimi literami, a także wyśrodkowanie tego wyrażenia, nazwy dokumentu, jego daty i numeru rejestracyjnego względem najdłuższego wiersza, na przykład:
thebestsecretary.ru
Odpowiedzi na te pytania można znaleźć, ale w innych dokumentach. Spróbujmy zrobić to razem.
Jak wiadomo, dodatek A do GOST R 6.30-2003 zawiera układ szczegółów dokumentów organizacyjnych i administracyjnych. Patrząc na nie, można dojść do wniosku, że 21 atrybut „Znak obecności wniosku” musi znajdować się w zakresie 60–40 mm od granicy dolnego pola(Patrz rysunek 1). Właściwie tak nie jest. Granice zaznaczone na tych schematach liniami przerywanymi można przesuwać zarówno w górę, jak i w dół. Co więcej, są chwile, kiedy projekt rekwizytów « Znacznik wyboru aplikacji» w odległości 60–40 mm od granicy dolnego pola może prowadzić do katastrofalnych konsekwencji (patrz przykład 1).
Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy pismo-zgłoszenie wystawy-konferencji jest sporządzane, składające się z dwóch stron, a tekst na drugiej stronie zajmuje nie więcej niż jedną czwartą całkowitej powierzchni arkusza. W związku z tym, jeśli rekwizyty « Znacznik wyboru aplikacji» umieszczony w zakresie 60-40 mm od granicy dolnego pola, wówczas pomiędzy tym atrybutem a tekstem jest dużo wolnego miejsca (patrz rysunek powyżej). Właśnie w tym wolne miejsce„Przebiegli rzemieślnicy”, zarówno ze strony organizacji - autora dokumentu, jak i ze strony organizacji adresata, mogą, po wcześniejszym przećwiczeniu, dodać dowolny tekst, który pozwoli im odnieść korzyść. Jednocześnie kierownictwo obu organizacji może nawet nie wiedzieć o wprowadzeniu jakichkolwiek uzupełnień do tekstu listu. Porównaj dwie wersje tego samego listu pokazane na tej rozkładówce.
Aby nikt nie mógł dodać żadnego nowego tekstu do już podpisanego dokumentu, należy umieścić nie bliżej krawędzi dolnego marginesu, ale za tekstem dokumentu. Ponadto wcięcie powinno mieć odstępy między wierszami 2–4, wielkość wcięcia jest ustalona w Zaleceniach metodologicznych dotyczących wdrożenia GOST R 6.30–2003 1, które zostały opublikowane przez twórcę GOST - Wszechrosyjskiego Instytutu Badawczego Zarządzanie i archiwizacja rekordów (VNIIDAD). 2
Jeśli ponownie przyjrzymy się układowi szczegółów dokumentów organizacyjnych i administracyjnych (patrz rysunek 1), zauważymy, że rekwizyt 21 – „Oznaczenie obecności aplikacji” i rekwizyt 22 – „Podpis” znajdują się na tym samym poziomie. Podpis należy jednak umieścić pod wymagane "Oznaczenie obecności aplikacji" po 2-4 interwałach. Należy to zrobić, aby nikt nie mógł dodać żadnego innego załącznika do dokumentu po podpisaniu dokumentu.
Mówiąc o lokalizacji rekwizyty „Oznaczenie obecności aplikacji”, warto zwrócić uwagę na kilka innych punktów. Jeśli spojrzysz na fragment GOST R 6.30–2003, opublikowany na początku artykułu, zobaczysz, że GOST podaje przykłady projektowania, gdzie wyraźnie widać, że rozważany przez nas atrybut znajduje się od granicy lewej pole z wcięciem . Jednocześnie w tekście GOST nie ma jasnych instrukcji na ten temat. Ale w Wytycznych dotyczących wdrożenia GOST R 6.30-2003 są one i tak tam jest napisane:
Możemy więc stwierdzić, że układ pokazany przez nas w Przykładzie 2 będzie poprawny.
Tekst GOST R 6.30–2003 stwierdza, że rekwizyty „Oznaczenie obecności aplikacji” mogą być wydawane listownie (patrz paragraf 3.21 podany na początku artykułu). To znaczy, jeśli list zawiera jakieś Załącznik, ten atrybut powinien być obowiązkowy. Jednocześnie w listach motywacyjnych, których głównym celem jest przesłanie dokumentów nie posiadających części adresowej, rekwizyty „Oznaczenie obecności aplikacji” należy zawsze sporządzić (patrz przykład 2).
Również rekwizyty « Zaznacz o obecności aplikacji”, w razie potrzeby, mogą występować w następujących rodzajach informacji i dokumentów referencyjnych: certyfikaty, memoranda, noty wyjaśniające, notatki.
Ale są rodzaje dokumentów organizacyjnych i administracyjnych, w których: rekwizyty « Znacznik wyboru aplikacji» nie jest wystawiony, ponieważ informacje o aplikacjach są wskazane bezpośrednio w tekście. Jest to określone w Wytycznych dotyczących wdrożenia GOST R 6.30–2003 oraz w Standardowych instrukcjach pracy biurowej w organy federalne władza wykonawcza. Takie dokumenty, na przykład, zawierają protokół.
Rekwizyty « Znacznik wyboru aplikacji» nie jest sformalizowany w dokumentach administracyjnych: zarządzeniach, instrukcjach, instrukcjach, uchwałach i decyzjach.
Zwykle, jeśli istnieją wnioski o charakterze referencyjnym lub analitycznym do dokumentu administracyjnego (wykresy, diagramy, tabele, wykazy), to w tekście w odpowiednich akapitach części administracyjnej podaje się odniesienia: „(Załącznik 1)”, „(dodatek 2)” lub „zgodnie z dodatkiem 1”, „zgodnie z dodatkiem 2”. Jeżeli zatwierdzony dokument (przepis, zasady, instrukcje itp.) Jest załącznikiem do dokumentu administracyjnego, w odpowiednim akapicie części administracyjnej umieszcza się znak: „(w załączeniu)” (patrz przykład 3).
Czy zawsze trzeba to robić na pierwszym arkuszu aplikacji w prawym górnym rogu? napis « Aplikacja» 3 wskazując dokument, jego datę i numer rejestracyjny? Na pierwszy rzut oka wydaje się, że tak. Ale nie jest. Dlatego wielu popełnia błędy, gdy umieszcza ten napis na wszystkich aplikacjach bezkrytycznie.
Rozważmy przypadki, w których napis "Aplikacja" wskazując dokument, jego datę i numer rejestracyjny nie powinny być umieszczane.
Po pierwsze, wysyłanie czegokolwiek jest niewłaściwe samodzielny dokument, który nie posiada części adresowej wraz z listem motywacyjnym .
Wyślij projekt umowy do podpisu. Umowa nie przewiduje części adresowej, a aby szybko dotarła do właściwego urzędnika w organizacji korespondenta, przygotowywany jest list motywacyjny, który wskazuje konkretnego adresata pracownika (patrz Przykład 2). Przesłana umowa jest jednak dokumentem samodzielnym, można nawet powiedzieć, że ważniejszym niż list motywacyjny. Oznacza to, że umowa nie może być załącznikiem do pisma. Dlatego w tym przypadku niewłaściwe i głupie jest zrobienie napisu w prawym górnym rogu pierwszej strony umowy:
Jeżeli jednak nie zostanie wysłany list motywacyjny, ale np. notyfikację lub zaproszenie, a załącznik zawiera dodatkowe materiały, które zostały specjalnie przygotowane do tego listu, to powyższy napis należy dołączyć do załącznika.
W przygotowaniu jest zaproszenie na spotkanie „Klubu Audytorów” (nr 857-03/06 z dnia 18.09.2006), a załącznik do listu zawiera mapę lub program spotkania. W takim przypadku na załączniku należy umieścić napis informacyjny o literze, której ten załącznik dotyczy.
Po drugie, nie rób napis « Aplikacja»na dokumencie zatwierdzonym przez dokument administracyjny. To właśnie w projektowaniu takich aplikacji najczęściej popełniane są błędy. I spójrz, co się dzieje: istnieją opcje, gdy brakuje niezbędnych informacji (przykład 6) lub gdy są zduplikowane (przykłady 7 i 8).
Możliwe opcje nieprawidłowego projektu nie ograniczają się do tego. Jednak zasady sporządzania załączników do pism administracyjnych reguluje przykład dekretów i zarządzeń Prezydenta. Federacja Rosyjska w Standardowych Instrukcjach Dokumentacji w Federalnych Władzach Wykonawczych.
Z powyższego wnioskujemy, że zatwierdzone dokumenty muszą zawierać wymagany „Pieczęć zatwierdzenia dokumentu”, który jest sporządzony zgodnie z GOST R 6.30–2003, a nie napis „Załącznik nr ” z danymi dokumentu administracyjnego. Jeżeli jednak załącznik ma charakter referencyjny lub analityczny (tj. niezatwierdzony), to w jego prawym górnym rogu należy umieścić napis „Nr załącznika”, wskazując odpowiedni dokument, jego datę i numer rejestracyjny.
Na projekt aplikacji przestrzegaj tych 4 prostych zasad:
Nagłówek do tekstu wniosku drukowany jest wyśrodkowany, na końcu nagłówka nie umieszcza się kropki. Nazwa typu wniosku (pierwsze słowo tytułu wniosku) pisana jest dużymi literami i może być wydrukowana w spacji (REGULACJA, LISTA, LISTA itp.) . Odstęp między pierwszym wierszem nagłówka a kolejnymi wierszami można zwiększyć o 6 pkt.
Tytuł wniosku znajduje się pod napisem „Wniosek…” lub wymaganym „Pieczęcią zatwierdzenia dokumentu” i jest od nich oddzielony odstępami od dwóch do czterech wierszy.
Podajmy przykład prawidłowego zaprojektowania pierwszej strony Regulaminu na jednostce strukturalnej, która jest załącznikiem do dokumentu administracyjnego (patrz Przykład 9).
Kończąc artykuł, chciałbym zaznaczyć, że jeśli masz pytania związane z przygotowaniem dokumentów lub organizacją pracy z nimi, lepiej poszukać odpowiedzi w kilku dokumenty normatywne lub źródła, zamiast decydować się na jedno. Tylko w ten sposób można uzyskać najpełniejszą odpowiedź na powstałe pytanie.
1 Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dotyczące dokumentacji: Wytyczne dotyczące wdrożenia GOST R 6.30–2003. - VNIIDAD. - 2003.
2 Lokalizacja niektórych szczegółów, które należy sporządzić tylko w określonych obszarach strony dokumentu, jest wskazana bezpośrednio w tekście GOST R 6.30–2003 i powyższych zaleceniach metodologicznych. Do takich danych należą: „Wizy do zatwierdzenia dokumentu”, „Zapis o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do sprawy”, „Zapis o otrzymaniu dokumentu przez organizację”, „Dowód elektronicznej kopii dokumentu”.
3 Jeśli jest kilka wniosków, są one ponumerowane, tj. napis „Wniosek” musi zawierać znak „Nie” oraz numer seryjny wniosku (patrz przykład 5).
4 Wyjątkiem są niezależne dokumenty, które nie posiadają części adresowej, są wysyłane wraz z listem przewodnim do organizacji zewnętrznej (patrz Przykład 4) i są wskazane w piśmie jako załączniki. Dokumenty te sporządzane są w sposób standardowy, tj. zgodnie z zasadami mającymi zastosowanie do niektórych rodzajów dokumentów.
www.delo-press.ru
Rejestracja rekwizytów „Znak obecności aplikacji”
Podczas rejestrowania załączników do dokumentów wykorzystywane są rekwizyty „Oznaczenie obecności załącznika”. Wymagania dotyczące projektu tego wymagania są określone przez GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne.
Oznaczenie obecności zgłoszenia wymienionego w treści pisma jest dokonywane w następujący sposób:
Zastosowanie: na 5 litrów. w 2 egzemplarzach.
Załącznik: 1. Regulamin Regionalnego Departamentu Kredytowego za 5 pkt. w 1 egzemplarzu.
2. Zasady przygotowania i wykonywania dokumentów Regionalnego Departamentu Kredytowego na 7 arkuszy. w 2 egzemplarzach.
Jeśli aplikacje są zbindowane, liczba arkuszy nie jest wskazana.
Jeżeli do dokumentu dołączono inny dokument, który również posiada załącznik, znak obecności zgłoszenia sporządza się w następujący sposób:
Załącznik: pismo Archiwum Federalnego z dnia 06.05.2003 nr 02-6/172 i załącznik do niego, tylko 3 arkusze.
Jeżeli wniosek nie zostanie wysłany na wszystkie adresy wskazane w dokumencie, wówczas znak jego obecności jest dokonywany w następujący sposób:
W załączniku do dokumentu administracyjnego (dekrety, rozporządzenia, rozporządzenia, zasady, instrukcje, regulaminy, decyzje) na pierwszym arkuszu w prawym górnym rogu piszą „Załącznik nr ”, wskazując nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny, na przykład:
z dnia 06.05.2003 nr 319
Dozwolone jest drukowanie dużymi literami wyrażenia „Nr ZAŁĄCZNIKA”, a także wyśrodkowanie tego wyrażenia, nazwy dokumentu, jego daty i numeru rejestracyjnego względem najdłuższego wiersza, na przykład:
na zlecenie Ministerstwa Zdrowia Rosji
z dnia 05.06.2003 nr 251
Kilka pytań dotyczących projektowania aplikacji
Standard państwowy zawiera wymagania dotyczące projektowania wniosków w listach przewodnich i dokumentach administracyjnych, ale wnioski są również sporządzane w innych dokumentach, ponadto podczas przygotowywania dokumentów często pojawiają się pytania, które nie są odzwierciedlone w normie. Rozważmy niektóre z nich.
Przy sporządzaniu dokumentów administracyjnych w odpowiednim akapicie części administracyjnej dokumentu konieczne jest odniesienie się do wniosku. Jest sformatowany w następujący sposób:
- jeśli wniosek jest jeden:
Zgodnie z dekretem rządu moskiewskiego z dnia 21 stycznia 2003 r. nr 18-PP „O strukturze władz wykonawczych miasta Moskwy” rząd moskiewski postanawia:
1. Zatwierdź Regulamin Komitetu ds. Stosunków z Związkami Religijnymi Miasta Moskwy (załącznik).
- jeśli jest kilka zastosowań:
W związku z utworzeniem Biura Rządu Moskwy zgodnie z Ustawą Miasta Moskwy z dnia 21 listopada 2001 r. Nr 63 „O zmianach i uzupełnieniach ustawy miasta Moskwy z dnia 26 lutego 1997 r. Nr 5 „O rządzie Moskwy” Rząd Moskwy postanawia:
1. Zatwierdź Regulamin:
- w Departamencie Organizacyjno-Analitycznym Rządu Moskwy (Załącznik 1);
— w Departamencie Prawnym Rządu Moskwy (Załącznik 2);
— o Urzędzie ds. organizacji pracy z dokumentami rządu Moskwy (załącznik 3);
- w sprawie Departamentu Protokołu Rządu Moskwy (Załącznik 4);
Na każdym zgłoszeniu nanosi się znak w przepisanej formie:
do decyzji Rządu
W podobny sposób sporządza się załączniki do umów, aktów, planów, sprawozdań i innych dokumentów (nie listów przewodnich). W tekście dokumentu, w odpowiedniej sekcji tekstu, umieszczany jest link do wniosku, a na wniosku - znak dotyczący wniosku:
do umowy sprzedaży
W przypadku notatek o obecności wniosku w listach przewodnich słowo „Wniosek” jest drukowane bezpośrednio pod tekstem, bez czerwonej linii i nie jest oddzielone od tekstu dodatkowym odstępem między wierszami:
Przesyłamy do rozpatrzenia Program szkolenia specjalistów z zakresu zarządzania antykryzysowego, a także Porozumienie o współpracy w zakresie szkolenia tych specjalistów.
Załącznik: 1. Program szkoleniowy dla specjalistów z zakresu zarządzania antykryzysowego od 8 lat. w 1 egzemplarzu.
2. Umowa o współpracy na 3 lata. w 2 egzemplarzach.
Podczas sporządzania wniosków o charakterze referencyjnym do dokumentów administracyjnych, planistycznych, sprawozdawczych i innych, wnioski muszą być sporządzane jako pełnoprawne dokumenty, to znaczy muszą zawierać nazwę rodzaju dokumentu (odniesienie, harmonogram, podsumowanie, lista , lista, plan itp.), tytuł do tekstu dokumentu , na przykład:
Informacje o kwotach odliczeń podatkowych
Informacja o wysokości zadłużenia przedsiębiorstwa
Lista członków komisji do oceny majątku przedsiębiorstwa
Harmonogram realizacji kontraktu
Plan działania dotyczący wykonania dekretu rządu Federacji Rosyjskiej z dnia ... nr ... „W dniu ...” itd.
Wnioski są zatwierdzane przez urzędników odpowiedzialnych za ich przygotowanie.
Załączniki do listu są wymagane, jeśli konieczne jest przesłanie wraz z nim dodatkowych dokumentów. Jest to konieczne, aby adresat otrzymał wszystkie przesłane mu informacje w całości i w razie potrzeby szybko udzielił odpowiedzi.
Aplikacje zawierają wiele dokumentów zarządczych i oczywiście listów motywacyjnych. Ponadto wniosek może być osobnym dokumentem lub jego częścią. W naszym artykule zajmiemy się zasadami projektowania załączników do listu, bo nie jest to takie proste, jak mogłoby się wydawać.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jest to bezpośrednia odpowiedzialność sekretarza kierownika, inspektora personelu lub urzędnika. Ich doświadczenie, umiejętności i profesjonalizm zapewniają szybką i wysokiej jakości wymianę informacji zarówno wewnątrz firmy, jak i z partnerami lub organami regulacyjnymi.
Do tej pory obecny GOST R.6.30-2003 w naszym kraju i standardowe instrukcje dotyczące dokumentacji przewidują dwie opcje takich rejestracji, a mianowicie:
W naszym artykule rozważymy sytuacje z listem motywacyjnym, ponieważ istnieje wiele niuansów w zasadach ich projektowania, o których każdy praktykujący urzędnik musi wiedzieć.
Szczególną wagę przywiązujemy do poprawnego projektu w przypadku konieczności przesłania listu motywacyjnego pocztą. Prawidłowość działań urzędnika gwarantuje nie tylko, że pismo dotrze do adresata, ale także zostanie wzięte pod uwagę i otrzymana odpowiedź. Faktem jest, że z reguły albo w pełni wykonane dokumenty, albo ich projekty podlegają spedycji pocztowej, więc nie można na nich oznaczać. Dlatego potrzebny jest list motywacyjny, który będzie zawierał ten obowiązkowy rekwizyt tego rodzaju przesyłki. Zasady ich rejestracji reguluje GOST R.6.30-2003. Będą tematem naszej następnej sekcji.
Dokonywanie załączników do listów zgodnie z GOST R.6.30-2003
GOST R.6.30-2003” przewiduje kilka opcji projektowania dokumentów dołączonych do listu:
1. Kopia statutu przedsiębiorstwa na 6 arkuszy. w 1 egzemplarzu;
2. Świadectwo rejestracji państwowej przedsiębiorstwa na 1 litr w 1 egzemplarzu.”
Wymieniliśmy różne opcje wykonania załączonych do pisma dokumentów, które obowiązują w standardowych sytuacjach. O tym, jak urzędnik ma postępować w niestandardowych sytuacjach, powie nasza następna sekcja.
W naszych artykułach wielokrotnie wspominaliśmy o znaczeniu napisania pracy dyplomowej na dobrym poziomie naukowym.
Wnioski stanowią integralną część pracy, choć oczywiście nie zawsze są obowiązkowe. Istnieją odrębne dyscypliny naukowe i tematy prac dyplomowych, gdy wnioski nie są wymagane lub po prostu nie ma materiałów, które można by tam umieścić (np. w wielu dyscyplinach i tematach prawniczych). Jednocześnie znacznie więcej jest sytuacji, w których wykonanie uzupełnień do pracy dyplomowej jest obowiązkowe, a prawie wszystkie zalecenia metodyczne uczelni do pisania prac dyplomowych (ostatecznych) zawierają instrukcje, jak to zrobić. Nie powtórzymy tego, co już zostało napisane w wytyczne swoich uczelniach, zwłaszcza że zalecenia te dotyczą konkretnych dyscyplin naukowych i co do zasady są pisane przez każdy wydział zgodnie ze specyfiką przedmiotu jego działalności naukowej. Ograniczymy się do kilku porad ogólnych, które mam nadzieję, pomogą w prawidłowym ułożeniu materiałów do aplikacji i ułożeniu aplikacji do pracy.
Z reguły załączniki zawierają te materiały pracy, które są ważne dla zrozumienia jej treści i wszystkich działań autora, ale które są obszerne dla tekstu i formatu, w jakim jest on przedstawiony. Zwykle to:
Wszystkie te materiały wyjaśniają, uszczegóławiają poszczególne zapisy Twojej pracy, pozwalają dokładnie zrozumieć, w jaki sposób formułowałeś poszczególne wnioski, na jakich materiałach się opierałeś, jaki był algorytm Twoich działań itp. W tym sensie oczywiście aplikacje są integralną i bardzo ważną częścią pracy. Są one zawarte w zestawie narzędzi naukowych, z którego korzystałeś i który wskazuje, w jakim stopniu jako specjalista posiadasz ten zestaw narzędzi w swoim zawodzie. Oczywiście ta okoliczność będzie miała znaczenie dla członków komisji atestacyjnej i wpłynie na wyniki ich oceny Twojej pracy dyplomowej.
Tymczasem wśród studentów panuje dość powszechna opinia, że im więcej załączników do pracy, tym lepiej, choć ta maksyma nie zawsze jest prawdziwa. Obecność, powiedzmy, ponad 12-15 załączników do pracy wyraźnie komplikuje jej strukturę, rozprasza uwagę czytających ją (promotor, recenzent, członkowie komisji atestacyjnej). Ponadto w tak wielu zastosowaniach często pojawiają się „śmieci”, czyli materiały o losowym charakterze, które nie do końca odpowiadają treści pracy. Dlatego tworzenie materiałów do aplikacji powinno być podejmowane odpowiedzialnie, zwłaszcza że oko doświadczonego nauczyciela, specjalisty, zwanego „od ręki”, jest w stanie określić „jakość” każdej aplikacji.
Oto kilka ogólnych wskazówek, które pomogą Wam, drodzy absolwenci, poprawnie tworzyć aplikacje na prace dyplomowe, niezależnie od ich tematu:
W spisie treści pracy dyplomowej (opcja: w treści, planie) musi być wskazanie obecności aplikacji. Umieszcza się go po wskazaniu spisu literatury (opcje: spis bibliograficzny, spis źródeł itp.).
Zazwyczaj wnioski nie są numerowane w tekście pracy, czyli posiadają własną numerację. Mogą jednak zaistnieć opcje, gdy wytyczne uczelni wymagają numeracji wniosków przez cały czas pracy, czyli po wykazie piśmiennictwa, ciągła numeracja wniosków jest kontynuowana. W związku z tym arkusze aplikacji można ponumerować (65, 77, 102 itd.). Ale jednocześnie same słowa „wniosek nr 1” itp. są nadal zapisane, to znaczy istnieje podwójna numeracja - zarówno arkusze, na których znajdują się aplikacje, jak i same aplikacje. Więc zwróć na to uwagę.
Zawsze pamiętaj, że dobrze sformułowany zestaw załączników do pracy dyplomowej odzwierciedla poziom Twojej znajomości narzędzi naukowych, umiejętność rozróżniania głównych i drugorzędnych w obszernym materiale literackim i praktycznym oraz pracy z tym materiałem. Uwierz, że docenią to członkowie komisji atestacyjnej.
Rejestracja rekwizytów „Znak obecności aplikacji”
Podczas rejestrowania załączników do dokumentów wykorzystywane są rekwizyty „Oznaczenie obecności załącznika”. Wymagania dotyczące projektu tego wymagania są określone przez GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne.
Oznaczenie obecności zgłoszenia wymienionego w treści pisma jest dokonywane w następujący sposób:
Zastosowanie: na 5 litrów. w 2 egzemplarzach.
2. Zasady przygotowania i wykonywania dokumentów Regionalnego Departamentu Kredytowego na 7 arkuszy. w 2 egzemplarzach.
Jeśli aplikacje są zbindowane, liczba arkuszy nie jest wskazana.
Załącznik: pismo Archiwum Federalnego z dnia 06.05.2003 nr 02-6/172 i załącznik do niego, tylko 3 arkusze.
Zastosowanie: na 3 litry. w 5 egzemplarzach. tylko pod pierwszy adres.
W załączniku do dokumentu administracyjnego (dekrety, rozporządzenia, rozporządzenia, zasady, instrukcje, regulaminy, decyzje) na pierwszym arkuszu w prawym górnym rogu piszą „Załącznik nr ”, wskazując nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny, na przykład:
z dnia 06.05.2003 nr 319
Dozwolone jest drukowanie dużymi literami wyrażenia „Nr ZAŁĄCZNIKA”, a także wyśrodkowanie tego wyrażenia, nazwy dokumentu, jego daty i numeru rejestracyjnego względem najdłuższego wiersza, na przykład:
na zlecenie Ministerstwa Zdrowia Rosji
z dnia 05.06.2003 nr 251
Kilka pytań dotyczących projektowania aplikacji
Standard państwowy zawiera wymagania dotyczące projektowania wniosków w listach przewodnich i dokumentach administracyjnych, ale wnioski są również sporządzane w innych dokumentach, ponadto podczas przygotowywania dokumentów często pojawiają się pytania, które nie są odzwierciedlone w normie. Rozważmy niektóre z nich.
Przy sporządzaniu dokumentów administracyjnych w odpowiednim akapicie części administracyjnej dokumentu konieczne jest odniesienie się do wniosku. Jest sformatowany w następujący sposób:
- jeśli wniosek jest jeden:
Zgodnie z dekretem rządu moskiewskiego z dnia 21 stycznia 2003 r. nr 18-PP „O strukturze władz wykonawczych miasta Moskwy” rząd moskiewski postanawia:
1. Zatwierdź Regulamin Komitetu ds. Stosunków z Związkami Religijnymi Miasta Moskwy (załącznik).
- jeśli jest kilka zastosowań:
W związku z utworzeniem Biura Rządu Moskwy zgodnie z Ustawą Miasta Moskwy z dnia 21 listopada 2001 r. Nr 63 „O zmianach i uzupełnieniach ustawy miasta Moskwy z dnia 26 lutego 1997 r. Nr 5 „O rządzie Moskwy” Rząd Moskwy postanawia:
1. Zatwierdź Regulamin:
- w Departamencie Organizacyjno-Analitycznym Rządu Moskwy (Załącznik 1);
— w Departamencie Prawnym Rządu Moskwy (Załącznik 2);
— o Urzędzie ds. organizacji pracy z dokumentami rządu Moskwy (załącznik 3);
- w sprawie Departamentu Protokołu Rządu Moskwy (Załącznik 4);
Na każdym zgłoszeniu nanosi się znak w przepisanej formie:
do decyzji Rządu
W podobny sposób sporządza się załączniki do umów, aktów, planów, sprawozdań i innych dokumentów (nie listów przewodnich). W tekście dokumentu, w odpowiedniej sekcji tekstu, umieszczany jest link do wniosku, a na wniosku - znak dotyczący wniosku:
do umowy sprzedaży
W przypadku notatek o obecności wniosku w listach przewodnich słowo „Wniosek” jest drukowane bezpośrednio pod tekstem, bez czerwonej linii i nie jest oddzielone od tekstu dodatkowym odstępem między wierszami:
Przesyłamy do rozpatrzenia Program szkolenia specjalistów z zakresu zarządzania antykryzysowego, a także Porozumienie o współpracy w zakresie szkolenia tych specjalistów.
Załącznik: 1. Program szkoleniowy dla specjalistów z zakresu zarządzania antykryzysowego od 8 lat. w 1 egzemplarzu.
2. Umowa o współpracy na 3 lata. w 2 egzemplarzach.
Podczas sporządzania wniosków o charakterze referencyjnym do dokumentów administracyjnych, planistycznych, sprawozdawczych i innych, wnioski muszą być sporządzane jako pełnoprawne dokumenty, to znaczy muszą zawierać nazwę rodzaju dokumentu (odniesienie, harmonogram, podsumowanie, lista , lista, plan itp.), tytuł do tekstu dokumentu , na przykład:
Informacje o kwotach odliczeń podatkowych
Informacja o wysokości zadłużenia przedsiębiorstwa
Lista członków komisji do oceny majątku przedsiębiorstwa
Harmonogram realizacji kontraktu
Plan działania dotyczący wykonania dekretu rządu Federacji Rosyjskiej z dnia ... nr ... „W dniu ...” itd.
Wnioski są zatwierdzane przez urzędników odpowiedzialnych za ich przygotowanie.
Wiele dokumentów dotyczących zarządzania ma aplikacje. Załącznikiem do dokumentu może być albo niezależny, sfinalizowany i ważny dokument, albo projekt dokumentu lub część dokumentu, który wyjaśnia lub ujawnia treść niektórych postanowień dokumentu głównego. Omówimy w materiale, jak wystawić aneks do dokumentu.
Załącznik do dokumentu może być niezależnym, sfinalizowanym i ważnym dokumentem (np. kopia statutu organizacji, kopia tabeli kadrowej organizacji, podpisane i zarejestrowane kopie umowy przesłane do kontrahenta itp.), lub projekt dokumentu (np. projekt uchwały, projekt zarządzenia) lub fragment dokumentu wyjaśniający lub ujawniający treść niektórych postanowień dokumentu głównego (np. lista członków komisji stworzona na podstawie zarządzenia kierownika, który stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia, lub plan działania, również zatwierdzany zarządzeniem).
Istnieją dwa rodzaje powiązania między dokumentem głównym a jego załącznikami: dokument główny i wniosek łączy konieczność przesłania dokumentów, czyli obieg, np.:
W pierwszym przypadku list przewodni i załączniki stanowią jeden komplet dokumentów, w drugim dokument główny i załączniki stanowią części jednego dokumentu.
W zależności od tego, w jaki sposób dokument główny i aplikacje są powiązane, znak aplikacji jest sformatowany w różny sposób.
Rozważ pierwszą opcję, gdy dokument główny i załączniki są połączone, głównie w celu zapewnienia przekazania adresatowi dokumentów, które mają charakter niezależny i nie są ze sobą w żaden sposób powiązane treściowo. Ponieważ dokumenty o charakterze samodzielnym, które mogą być dokumentami sfinalizowanymi lub przygotowanymi dokumentami roboczymi, są przesyłane wraz z pismem przewodnim, nie ma możliwości postawienia na tych dokumentach żadnych dodatkowych notatek ani uszczegółowienia. W związku z tym na liście przewodnim umieszczany jest specjalny wymóg - znak dostępności wniosków, zawierający informacje o aplikacjach.
Zasady wystawiania znaku na obecność wniosków określa GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące wykonania dokumentów” (zwany dalej Standardem). I chociaż Norma przewiduje kilka opcji projektowania znaku, w praktyce zdarzają się sytuacje, których norma nie przewiduje. W związku z tym sensowne jest rozważenie wszystkich sytuacji, zarówno przewidzianych, jak i nieprzewidzianych w Standardzie.
Jeżeli pismo zawiera załącznik, który nie jest wymieniony w tekście, to nazwa załącznika, liczba arkuszy i liczba kopii są wskazane w nocie o obecności załącznika, a jeśli jest kilka załączników, są one są ponumerowane, na przykład:
www.sekretariat.ru
Tworząc jeden dokument często stajemy przed koniecznością dołączenia do niego kolejnego. Oczywiście wszystko, co w nim wymieniamy, dołączamy do listu motywacyjnego. Ale są też zlecenia na główną działalność, kontrakty i wiele innych dokumentów. Jak wystawić załącznik do listu motywacyjnego, w tym na nośnikach elektronicznych? Jak złożyć wniosek do zamówienia i jak zrobić znak na samym zgłoszeniu? Odpowiedzi na te pytania poszukaj w artykule.
Tworzenie załącznika do listu motywacyjnego
Jak już wiecie, zwyczajem jest wysyłanie dokumentów do adresata wraz z listem motywacyjnym, który jest swego rodzaju gwarancją, że przesłane informacje dotarły w całości. Porozmawiajmy o tym, jak poprawnie iw pełnej zgodności z zasadami pracy biurowej sporządzać załączniki do listów motywacyjnych.
„Oznaczenie obecności zgłoszenia wymienionego w treści pisma sporządza się w następujący sposób:
Jeśli list zawiera załącznik, którego nie wymieniono w tekście, podaj jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę kopii; jeśli jest kilka wniosków, są one ponumerowane, na przykład:
Jeśli aplikacje są zbindowane, liczba arkuszy nie jest wskazana.
Jeżeli do dokumentu dołączono inny dokument, który również posiada załącznik, znak obecności zgłoszenia sporządza się w następujący sposób:
Załącznik: pismo Archiwum Federalnego z dnia 06.05.2003 N 02-6 / 172 i załącznik do niego, tylko 3 arkusze.
Jeżeli wniosek nie zostanie wysłany na wszystkie adresy wskazane w dokumencie, wówczas znak jego obecności jest dokonywany w następujący sposób:
Zastosowanie: na 3 litry. w 5 egzemplarzach. tylko pod pierwszy adres.
Jeśli mówimy o stosowaniu dokumentów, to podane informacje są po prostu wyczerpujące. A jeśli załączysz informacje na nośnikach elektronicznych? Nie musisz niczego wymyślać, działamy w pełnej zgodzie z GOST:
Załącznik: Regulamin Wypożyczalni Regionalnej na fiszce w 1 egzemplarzu.
Jak widać, nie podajemy liczby kartek aplikacyjnych, ponieważ nie ma niebezpieczeństwa, że kilka z nich zostanie utraconych. Wystarczy wskazać ilość nośników pamięci.
Wreszcie, jeśli przesyłasz informacje zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, zwyczajowo piszesz w ten sposób:
Załącznik: 1. Regulamin Regionalnego Departamentu Kredytowego za 5 pkt. w 1 egzemplarzu.
2. To samo na karcie flash w 1 egzemplarzu.
Tym samym list przewodni i jego załączniki są niezależnymi dokumentami, z których każdy posiada własne dane rejestracyjne. W treści listu motywacyjnego piszemy tak: „Przesyłamy Państwu umowę z dnia 05.03.2013 nr 45”, po czym list otrzymuje własny indeks – numer wychodzący. List i jego załączniki mogą istnieć bez siebie.
Dokonywanie załączników do innych dokumentów
Mowa o aneksach do umów, zleceniach na podstawowe czynności, instrukcjach itp. Są one opracowane nieco inaczej niż te omówione powyżej.
Jeżeli dokument zakłada obecność wniosku, to odniesienia do niego powinny znajdować się już w samym tekście zamówienia, umowy lub instrukcji.
Na przykład wzmianka o aplikacji w instrukcji pracy biurowej:
Dokumenty są rejestrowane w Rejestrze dokumentów przychodzących (Załącznik 10).
lub w kolejności głównej działalności:
2. Grupa robocza do zbierania informacji na formularzu nr 1 (Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia).
lub w umowie:
3.2. Wykaz materiałów i urządzeń przekazanych przez Klienta do wykonania prac określony jest w Załączniku nr 1, który stanowi integralną część niniejszej Umowy.
Dlatego jeśli planuje się dołączenie czegoś do dokumentu, ale ten wniosek musi być wymieniony w dokumencie. Wnioski i dokument (w przeciwieństwie do przypadku z listem motywacyjnym) są tutaj jednym. Bez aplikacji nikt nie będzie mógł pracować z zamówieniem i nikt nie potrzebuje samych aplikacji bez zamówienia.
Sama aplikacja nie otrzymuje żadnych oznaczeń, jeśli zostanie wysłana do odbiorcy wraz z listem motywacyjnym.
W drugim przypadku, gdy dokument i jego załącznik są nierozłączne, załączniki otrzymują oznaczenia.
Jak to zrobić, GOST R 6.30-2003 powie nam ponownie:
„W załączniku do dokumentu administracyjnego (dekrety, rozporządzenia, rozporządzenia, zasady, instrukcje, regulaminy, decyzje) na pierwszym arkuszu w prawym górnym rogu piszą „Załącznik N”, wskazując nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny, na przykład:
na zamówienie Rosarchowa
z dnia 05.06.2003 N 319
Dozwolone jest drukowanie wyrażenia „ZAŁĄCZNIK N” wielkimi literami, a także wyśrodkowanie tego wyrażenia, nazwy dokumentu, jego daty i numeru rejestracyjnego względem najdłuższego wiersza, na przykład:
thebestsecretary.ru
Gdzie zabrać makulaturę?
Chcesz wiedzieć, jak bezproblemowo zaliczyć pracę szkoleniową? Wystarczy wykonać kompetentny projekt aplikacji w Praca semestralna. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się zamówić pracę semestralną, czy zrobić to sam, udzielimy Ci kilku wskazówek, jak powinien wyglądać prawidłowy projekt rysunków w pracy kursowej, tabel, wykresów i innych dokumentów zawartych we wniosku.
Zasady projektowania prac semestralnych i rozpraw są w dużej mierze takie same. Na przykład będziesz musiał postępować zgodnie z tymi samymi zaleceniami GOST.
Jeżeli planowanych jest kilka zastosowań (wykresy, ryciny, tabele, grafiki), to każdy z nich powinien znajdować się na osobnym arkuszu.
Ponadto kolejność przedstawiania wniosków w pracy musi być spójna: każdy nowy arkusz z wnioskiem jest umieszczany w kolejności, w jakiej jest mowa o nim w tekście głównym pracy.
Każdy nowy arkusz z wnioskiem musi mieć własny tytuł. U góry na środku strony napisane jest słowo „Dodatek”, a następnie następuje jego numeracja (zgodnie z kolejnością użycia w tekście).
Aplikacje są numerowane nie cyframi arabskimi, ale wielkimi literami alfabetu rosyjskiego (na przykład DODATEK A). W nazwie aplikacji możesz również użyć alfabetu łacińskiego.
W tym przypadku nie wolno używać liter I. Jako numerację można użyć dowolnych liter alfabetu rosyjskiego, z wyjątkiem: Ё, Z, Й, O, Ch, b, Ы, Ъ.
Jeśli zastosowań jest tak wiele, że wszystkie litery alfabetu (rosyjskie lub łacińskie) zostały już wykorzystane, numeracja może być kontynuowana za pomocą cyfr arabskich.
Tak poza tym! Dla naszych czytelników teraz 10% rabatu każdy rodzaj pracy
Jeżeli wniosek zawiera tylko 1 dokument (arkusz), jest on oznaczony w następujący sposób: Załącznik A.
Jeśli w jednej aplikacji ma dzielić informacje na bloki, to części składowe dokumentu można podzielić. Oddzielenie następuje przez dodanie do nazwy numeru indeksu (na przykład Załącznik A nr 1 itd.).
Jeśli w kursie jest kilka aplikacji, każda strona powinna mieć własną numerację (przekrojową).
Zawsze zwracaj uwagę na wytyczne. Wskażą cechy projektowania aplikacji specjalnie dla Twojej uczelni. Na przykład niektóre wyższe placówki edukacyjne zaleca się sporządzenie wniosków w następujący sposób: Załącznik 1, Załącznik 2 ... Załącznik 7.
Pisząc główny tekst na końcu frazy, którą wyjaśni dodatek, należy zrobić znak, gdzie szukać wyjaśnienia powyższego. Na przykład:
Próbka 1
Próbka 2
Teraz wiesz, jak zaprojektować aplikację w pracy semestralnej. Ogólnie, jeśli nie chcesz zrozumieć morza informacji, skontaktuj się z profesjonalistami. A jeśli nie, to po prostu postępuj zgodnie z powyższymi zasadami, a będziesz szczęśliwy.
Tworząc jeden dokument często stajemy przed koniecznością dołączenia do niego kolejnego. Oczywiście wszystko, co w nim wymieniamy, dołączamy do listu motywacyjnego. Ale są też zlecenia na główną działalność, kontrakty i wiele innych dokumentów. Jak złożyć wniosek, w tym na media elektroniczne? Jak dokonać zgłoszenia i jak zrobić znak na samym zgłoszeniu? Odpowiedzi na te pytania poszukaj w artykule.
Tworzenie załącznika do listu motywacyjnego
Jak już wiecie, zwyczajowo przesyła się dokumenty wraz z adresatem, co jest swoistą gwarancją, że przesyłane informacje dotarły w całości. Porozmawiajmy o tym, jak poprawnie iw pełnej zgodności z zasadami pracy biurowej sporządzać załączniki do listów motywacyjnych.
Zasady projektowania aplikacji najlepiej jest omówione w Dodaj nic tutaj, więc po prostu zacytuję dokument:
„Oznaczenie obecności zgłoszenia wymienionego w treści pisma sporządza się w następujący sposób:
Zastosowanie: na 5 litrów. w 2 egzemplarzach.
Jeśli list zawiera załącznik, którego nie wymieniono w tekście, podaj jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę kopii; jeśli jest kilka wniosków, są one ponumerowane, na przykład:
Załącznik: 1. Regulamin Regionalnego Departamentu Kredytowego za 5 pkt. w 1 egzemplarzu.
2. Zasady przygotowania i wykonywania dokumentów Regionalnego Departamentu Kredytowego na 7 arkuszy. w 2 egzemplarzach.
Jeśli aplikacje są zbindowane, liczba arkuszy nie jest wskazana.
Jeżeli do dokumentu dołączono inny dokument, który również posiada załącznik, znak obecności zgłoszenia sporządza się w następujący sposób:
Załącznik: pismo Archiwum Federalnego z dnia 06.05.2003 N 02-6 / 172 i załącznik do niego, tylko 3 arkusze.
Jeżeli wniosek nie zostanie wysłany na wszystkie adresy wskazane w dokumencie, wówczas znak jego obecności jest dokonywany w następujący sposób:
Zastosowanie: na 3 litry. w 5 egzemplarzach. tylko pod pierwszy adres.
Jeśli mówimy o stosowaniu dokumentów, to podane informacje są po prostu wyczerpujące. A jeśli załączysz informacje na nośnikach elektronicznych? Nie musisz niczego wymyślać, działamy w pełnej zgodzie z GOST:
Załącznik: Regulamin Wypożyczalni Regionalnej na fiszce w 1 egzemplarzu.
Jak widać, nie podajemy liczby kartek aplikacyjnych, ponieważ nie ma niebezpieczeństwa, że kilka z nich zostanie utraconych. Wystarczy wskazać ilość nośników pamięci.
Wreszcie, jeśli przesyłasz informacje zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, zwyczajowo piszesz w ten sposób:
Załącznik: 1. Regulamin Regionalnego Departamentu Kredytowego za 5 pkt. w 1 egzemplarzu.
2. To samo na karcie flash w 1 egzemplarzu.
Tym samym list przewodni i jego załączniki są niezależnymi dokumentami, z których każdy posiada własne dane rejestracyjne. W tekście listu motywacyjnego piszemy: „Przesyłamy Państwu umowę z dnia 03.05.2013 nr 45”, po czym list otrzymuje własny indeks - numer wychodzący. List i jego załączniki mogą istnieć bez siebie.
Dokonywanie załączników do innych dokumentów
Mowa o aneksach do umów, instrukcjach itp. Są one opracowane nieco inaczej niż te omówione powyżej.
Jeżeli dokument zakłada obecność wniosku, to odniesienia do niego powinny znajdować się już w samym tekście zamówienia, umowy lub instrukcji.
Na przykład wzmianka o aplikacji w instrukcji pracy biurowej:
Dokumenty są rejestrowane w Rejestrze dokumentów przychodzących (Załącznik 10).
lub w kolejności głównej działalności:
ZAMAWIAM
1. …
2. Grupa robocza do zbierania informacji na formularzu nr 1 (Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia).
lub w umowie:
3.2. Wykaz materiałów i urządzeń przekazanych przez Klienta do wykonania prac określony jest w Załączniku nr 1, który stanowi integralną część niniejszej Umowy.
Dlatego jeśli planuje się dołączenie czegoś do dokumentu, ale ten wniosek musi być wymieniony w dokumencie. Wnioski i dokument (w przeciwieństwie do przypadku z listem motywacyjnym) są tutaj jednym. Bez aplikacji nikt nie będzie mógł pracować z zamówieniem i nikt nie potrzebuje samych aplikacji bez zamówienia.
Projekt aplikacji
Sama aplikacja nie otrzymuje żadnych oznaczeń, jeśli zostanie wysłana do odbiorcy wraz z listem motywacyjnym.
W drugim przypadku, gdy dokument i jego załącznik są nierozłączne, załączniki otrzymują oznaczenia.
Jak to zrobić, GOST R 6.30-2003 powie nam ponownie:
„W załączniku do dokumentu administracyjnego (dekrety, rozporządzenia, rozporządzenia, zasady, instrukcje, regulaminy, decyzje) na pierwszym arkuszu w prawym górnym rogu piszą „Załącznik N”, wskazując nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny, na przykład:
Załącznik nr 2
na zamówienie Rosarchowa
z dnia 05.06.2003 N 319
Dozwolone jest drukowanie wyrażenia „ZAŁĄCZNIK N” wielkimi literami, a także wyśrodkowanie tego wyrażenia, nazwy dokumentu, jego daty i numeru rejestracyjnego względem najdłuższego wiersza, na przykład:
Obserwowanie i badanie zachowań użytkowników sugeruje, że ludzie słabo postrzegają programy, które są powolne i przeładowane złożonym projektem. Użytkownicy nie chcą czekać na pełne załadowanie danych, a także tracić czas na długie studiowanie nawigacji po sekcjach. Pamiętaj tylko o tych wszystkich długich przewodnikach po aplikacjach mobilnych, które pokazują, co robić i jak to zrobić. Na początku nie rozumiesz, dlaczego to trwa tak długo, potem marzysz, żeby jak najszybciej skończyć, a kulminacją jest to, że w ogóle nie potrzebujesz połowy tego, co zostało pokazane.
Nie ma takich pojęć jak „nauka obsługi aplikacji” czy „instrukcje korzystania z aplikacji mobilnej”. Użytkownicy chcą rozpocząć pracę natychmiast po zainstalowaniu aplikacji i poznać jej funkcjonalność w ciągu pierwszych dwóch sekund po uruchomieniu. Jeśli tak się nie stanie, po prostu pobierają inne, wygodniejsze narzędzie.
Aby tego uniknąć, mówimy o użyteczności aplikacji mobilnej jako o obowiązkowym etapie rozwoju aplikacji mobilnej. Bez tego możesz przegapić kilka punktów naraz: lojalność, instalacje, „żywotność” aplikacji dla użytkownika.
Użyteczność (od angielskiego usability – możliwość użycia, użyteczność, możliwość użycia) jest miarą jakościową, która określa użyteczność interfejsu. Synonimy definicji użyteczności mogą służyć jako wyrażenia: stopień użyteczności, ergonomia. Użyteczność zależy od kombinacji czynników wpływających na wrażenia użytkownika, takich jak:
Efektywność użytkowania. Mierzone szybkością i wygodą odwiedzających podczas korzystania z aplikacji do wykonywania zadań.
Błąd przetwarzania. Jak często użytkownicy popełniają błędy podczas pracy z aplikacją mobilną, wagę tych błędów i możliwość ich poprawienia.
Łatwość nauki. Jak szybko użytkownicy mogą poczuć się komfortowo w wykonywaniu prostych zadań i czynności, jeśli po raz pierwszy widzą interfejs aplikacji mobilnej.
zapamiętywanie. Zdeterminowane stopniem, w jakim użytkownicy mogą zapamiętać zasady interfejsu i nawigacji po sekcjach aplikacji oraz czy nie będą musieli uczyć się jej ponownie po ponownym uruchomieniu.
Subiektywne postrzeganie. Jak bardzo użytkownicy „lubią” przebywanie i pracę z aplikacją.
Efektywność użytkowania jest najważniejszym kryterium oceny interfejsu. Co można zrobić, aby osiągnąć? maksymalna wydajność Aplikacje?
Zrób listę zadań, które będą najczęściej wykonywane w Twojej aplikacji i nadawaj im priorytety podczas projektowania ekranów aplikacji. Jeśli to możliwe, przeprowadzaj wywiady z potencjalnymi użytkownikami lub obserwuj istniejących odpowiednich użytkowników.
Zadania z tej listy należy wykonać szybko i łatwo. Mogą Ci w tym pomóc następujące zasady:
Podczas pracy z urządzeniami, które mają mały wyświetlacz, trudno jest dostrzec dużą ilość informacji z jednego „ekranu”, dlatego zalecamy utworzenie kilku „ekranów” i rozłożenie na nich treści. Zrób wygodną nawigację między ekranami aplikacji, aby użytkownik wyraźnie rozumiał, gdzie się znajduje, jak może wrócić i co dokładnie robi teraz.
Każdy z nas musiał czasem oderwać się od pracy z aplikacją. Powodów może być bardzo wiele i nie będziemy ich analizować. Naszym zadaniem jest, aby po pewnym czasie, gdy użytkownik wróci do aplikacji, przynajmniej znalazł się w tym samym miejscu, w którym musiał przerwać i z tymi samymi danymi, które wprowadził. Lub, jeśli tak się nie stanie, szczegółowo opiszą, co i jak zrobić.
Użytkownik nie powinien mieć problemów z odbiorem informacji z ekranu aplikacji mobilnej. Optymalny rozmiar czytanie czcionki jest twoim przyjacielem i pomocnikiem.
Wybierz rozmiar pola w formularzach jak najbardziej odpowiedni dla formatu danych. To dodaje pewności użytkownikom. Jeśli w polach jest pusta przestrzeń lub odwrotnie, dane nie pasują, klient poczuje się nieswojo i będzie martwił się o poprawność danych wejściowych.
Zapytaj tylko o informacje potrzebne do sfinalizowania transakcji. Jeśli użytkownik wcześniej wprowadził coś z wymaganego, zapamiętaj to i po prostu wstępnie wypełnij wymagane pole.
Zwiększa wydajność aplikacji w sytuacjach awaryjnych.
Badania pokazują, że prosty komunikat o błędzie jest bardziej prawdopodobny do zrozumienia przez respondentów. Ponadto, jeśli wiadomość szczegółowo opisuje, jak rozwiązać problem, który się pojawił, użytkownicy będą ci wdzięczni. Proszę nie zanudzać ich terminami i skrótami.
Używaj ostrzeżeń o „krytycznych lub nieodwracalnych zmianach”. To znacznie lepiej niż komunikat „Wszystkie twoje dane zostały usunięte. Dziękuję". Zawsze informuj użytkownika o możliwych konsekwencjach przed podjęciem decyzji.
Ze względu na rozmiar klawiatury mobilnej podczas pisania wiadomości tekstowych pojawia się wiele literówek. Dlatego podczas pisania, jeśli to możliwe, natychmiast zaoferuj opcje z listy rozwijanej. Po wypełnieniu pola przez użytkownika należy sprawdzić jego zawartość pod kątem poprawności i potwierdzić poprawność wprowadzonych danych poprzez zaznaczenie pola lub zmianę koloru pola np. na zielony.
Aby uchronić użytkownika przed „lekkomyślnymi lub infantylnymi błędami”, po których istnieje duże prawdopodobieństwo skontaktowania się z pomocą techniczną z żądaniem „Powrót bez zmian”, przewidziano możliwość cofnięcia krytycznych zmian. Na przykład opublikowane posty, ważne dane lub usunięcie całego konta. Aby to zrobić, wystarczy przenieść usunięte dane do „Koszyka” w chmurze lub na samym urządzeniu, w którym będą przechowywane z możliwością odzyskania przez pewien czas, zanim zostaną całkowicie usunięte. W przypadku skasowanego konta wystarczy wysłać e-mail z instrukcjami i linkiem do przywrócenia go na e-mail.
Przy dokonywaniu transakcji płatniczych, takich jak np. zakup produktu, zamówienie usługi, przelew pieniędzy itp., od dawna dobrą praktyką jest powielanie powiadomień z pełnymi informacjami o płatności oraz możliwość anulowania zamówienia pocztą.
Podczas tworzenia udanej aplikacji mobilnej trudno jest odróżnić ważne i mniej ważne punkty. W praktyce wszystko może okazać się zupełnie inne, a użytkownik zupełnie inny niż sobie wyobrażaliśmy. W kolejnej części przyjrzymy się innym „Zasadom sukcesu aplikacji mobilnych”, ale tę część chcemy zakończyć słowami: bądź gotowy na zmiany, .
Jeśli znajdziesz literówkę - zaznacz ją i naciśnij Ctrl + Enter! Aby się z nami skontaktować, możesz użyć .
Nowa strona 1
Rejestracja rekwizytów „Znak obecności aplikacji”
Podczas rejestrowania załączników do dokumentów wykorzystywane są rekwizyty „Oznaczenie obecności załącznika”. Wymagania dotyczące projektu tego wymagania są określone przez GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne.
Oznaczenie obecności zgłoszenia wymienionego w treści pisma jest dokonywane w następujący sposób:
Zastosowanie: na 5 litrów. w 2 egzemplarzach.
Jeśli list zawiera załącznik, którego nie wymieniono w tekście, podaj jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę kopii; jeśli jest kilka wniosków, są one ponumerowane, na przykład:
Załącznik: 1. Regulamin Regionalnego Departamentu Kredytowego za 5 pkt. w 1 egzemplarzu.
2. Zasady przygotowania i wykonywania dokumentów Regionalnego Departamentu Kredytowego na 7 arkuszy. w 2 egzemplarzach.
Jeśli aplikacje są zbindowane, liczba arkuszy nie jest wskazana.
Jeżeli do dokumentu dołączono inny dokument, który również posiada załącznik, znak obecności zgłoszenia sporządza się w następujący sposób:
Załącznik: pismo Archiwum Federalnego z dnia 06.05.2003 nr 02-6/172 i załącznik do niego, tylko 3 arkusze.
Jeżeli wniosek nie zostanie wysłany na wszystkie adresy wskazane w dokumencie, wówczas znak jego obecności jest dokonywany w następujący sposób:
Zastosowanie: na 3 litry. w 5 egzemplarzach. tylko pod pierwszy adres.
W załączniku do dokumentu administracyjnego (dekrety, rozporządzenia, rozporządzenia, zasady, instrukcje, regulaminy, decyzje) na pierwszym arkuszu w prawym górnym rogu piszą „Załącznik nr ”, wskazując nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny, na przykład:
Wniosek nr 2
na zamówienie Rosarchowa
z dnia 06.05.2003 nr 319
Dozwolone jest drukowanie dużymi literami wyrażenia „Nr ZAŁĄCZNIKA”, a także wyśrodkowanie tego wyrażenia, nazwy dokumentu, jego daty i numeru rejestracyjnego względem najdłuższego wiersza, na przykład:
|
DODATEK 2 na zlecenie Ministerstwa Zdrowia Rosji z dnia 05.06.2003 nr 251 |
Kilka pytań dotyczących projektowania aplikacji
Standard państwowy zawiera wymagania dotyczące projektowania wniosków w listach przewodnich i dokumentach administracyjnych, ale wnioski są również sporządzane w innych dokumentach, ponadto podczas przygotowywania dokumentów często pojawiają się pytania, które nie są odzwierciedlone w normie. Rozważmy niektóre z nich.
Przy sporządzaniu dokumentów administracyjnych w odpowiednim akapicie części administracyjnej dokumentu konieczne jest odniesienie się do wniosku. Jest sformatowany w następujący sposób:
- jeśli wniosek jest jeden:
Zgodnie z dekretem rządu moskiewskiego z dnia 21 stycznia 2003 r. nr 18-PP „O strukturze władz wykonawczych miasta Moskwy” rząd moskiewski postanawia:
1. Zatwierdź Regulamin Komitetu ds. Stosunków z Związkami Religijnymi Miasta Moskwy (załącznik).
…
W przypadku wielu zastosowań:
W związku z utworzeniem Biura Rządu Moskwy zgodnie z Ustawą Miasta Moskwy z dnia 21 listopada 2001 r. Nr 63 „O zmianach i uzupełnieniach ustawy miasta Moskwy z dnia 26 lutego 1997 r. Nr 5 „O rządzie Moskwy” Rząd Moskwy postanawia:
1. Zatwierdź Regulamin:
- w Departamencie Organizacyjno-Analitycznym Rządu Moskwy (Załącznik 1);
- w Departamencie Prawnym Rządu Moskwy (Załącznik 2);
- o Urzędzie ds. Organizacji Pracy z Dokumentami Rządu Moskwy (Załącznik 3);
- o Departamencie Protokołu Rządu Moskwy (Załącznik 4);
Na każdym zgłoszeniu nanosi się znak w przepisanej formie:
W podobny sposób sporządza się załączniki do umów, aktów, planów, sprawozdań i innych dokumentów (nie listów przewodnich). W tekście dokumentu, w odpowiedniej sekcji tekstu, umieszczany jest link do wniosku, a na wniosku - znak dotyczący wniosku:
W przypadku notatek o obecności wniosku w listach przewodnich słowo „Wniosek” jest drukowane bezpośrednio pod tekstem, bez czerwonej linii i nie jest oddzielone od tekstu dodatkowym odstępem między wierszami:
Przesyłamy do rozpatrzenia Program szkolenia specjalistów z zakresu zarządzania antykryzysowego, a także Porozumienie o współpracy w zakresie szkolenia tych specjalistów.
Załącznik: 1. Program szkoleniowy dla specjalistów z zakresu zarządzania antykryzysowego od 8 lat. w 1 egzemplarzu.
2. Umowa o współpracy na 3 lata. w 2 egzemplarzach.
Podczas sporządzania wniosków o charakterze referencyjnym do dokumentów administracyjnych, planistycznych, sprawozdawczych i innych, wnioski muszą być sporządzane jako pełnoprawne dokumenty, to znaczy muszą zawierać nazwę rodzaju dokumentu (odniesienie, harmonogram, podsumowanie, lista , lista, plan itp.), tytuł do tekstu dokumentu , na przykład:
Informacje o kwotach odliczeń podatkowych
Informacja o wysokości zadłużenia przedsiębiorstwa
Lista członków komisji do oceny majątku przedsiębiorstwa
Harmonogram realizacji kontraktu
Plan działania dotyczący wykonania dekretu rządu Federacji Rosyjskiej z dnia ... nr ... „W dniu ...” itd.
Wnioski są zatwierdzane przez urzędników odpowiedzialnych za ich przygotowanie.V.F. dr Jankowa ist. Nauki, profesor nadzwyczajny Uniwersytet stanowy kierownictwo
