Касовите документи в 1C 8.3 по правило се съставят в два документа: касов ордер за получаване (наричан по-долу PKO) и изходящ касов ордер (наричан по-долу RKO). Предназначен за регистрация в програмата за приемане и издаване на пари в касата (от касата) на предприятието.
Ще започна прегледа с PKO. Както подсказва името, този документ формализира получаването на пари в касата.
В 1C Accounting 3.0 следните видове транзакции могат да се изпълняват с помощта на PKO документа:
Това разделяне е необходимо за правилното оформяне на счетоводните записи и книгата за приходите и разходите.
Първо искам да разгледам Плащане от купувача, Връщане от купувачИ Плащания по заеми и заеми,тъй като те са подобни по структура и имат таблични части.
Всички тези три типа софтуер в 1C имат един и същ набор от полета в заглавката. Това НомерИ дата(по-нататък за всички документи), Контрагент, Проверете счетоводствоИ Сума.
Вземете безплатно 267 видео урока за 1C:
Сега искам да насоча вниманието ви към формализирането на сумата на депозираните пари. Плащане от купувача, Връщане от купувачИ Плащания по заеми и заемине може да се изпълни без уточняване на договора. Освен това средствата могат да се приемат едновременно по няколко договора. За това служи табличният раздел. Размер на плащанетосе формира от сумите в редовете на табличния раздел. Там също е посочено Разплащателна сметкаИ Авансова сметка(съответстващи сметки). Тези акаунти са конфигурирани в информационния регистър .
Други видове операции не би трябвало да създават трудности. Те нямат таблична част, а цялото попълване на PQS се свежда основно до избора на Контрагента. Това може да е отговорно лице, банка или служител.
Други касови операцииотразява всички други постъпления в касата на предприятието и генерира свои собствени осчетоводявания. Ръчно се избира произволна кореспондираща сметка.
Регистрацията на парични сетълменти на касата практически не се различава от регистрацията на парични сетълменти. В 1C Accounting има следните видове теглене на пари в брой:
Отделно бих искал да се спра само на изплащането на заплатите. Този тип операции имат таблична част, в която е необходимо да се посочат един или повече фишове за заплати. Общата сума за парично уреждане ще бъде сумата от извлеченията. Без да посочите поне едно извлечение, няма да е възможно да се извърши парично сетълмент.
Препоръчително е да използвате схема за документооборот на поръчка (DO), ако:
Когато се използва схемата за поръчки на дъщерни дружества, обичайно е да се разграничават два важни компонента на операциите за покупка и продажба: промени в състоянието на взаимните сетълменти с контрагента и отразяване на складовите движения по позиции. В този случай документът отговаря за промяната на взаимните разплащания Закупуване на стоки и услуги(за обществени поръчки) и Продажба на стоки и услуги(за продажби), а складовите движения осигуряват поръчки – входящи и изходящи.
Като част от урока ще разгледаме отразяването в UT 11 на три вида операции:
Тук разрешаваме използването на складове за поръчки и избираме реда, в който се създават фактурите и разходните ордери (най-често първо се създават фактури, а след това поръчки).
Трябва да изберете опцията за генериране на разходен ордер, има 3 опции за избор:
В нашия пример ще се съсредоточим върху първия вариант.
Трябва също така да изберете реда, в който се създават фактурата и поръчката за получаване (в нашия случай първо ще се генерира фактурата, а след това поръчката).
Нека създадем два склада за поръчки. Няма нововъведения в картата на склада в първия раздел (в сравнение със складовете без поръчка):
Във втория раздел трябва да изберете операциите, за които трябва да използвате схемата за поръчка:
За по-подробен контрол върху обработката на поръчки от потребителите има смисъл да зададете използването на статуси. Можете също така да зададете датата, от която схемата за поръчки е в сила в склада (ако датата е празна, се приема, че схемата за поръчки винаги е била в сила в склада).
Ще отразим покупката от доставчика.
Създайте нов документ, попълнете заглавката, изберете склада за поръчка:
Във втория раздел посочваме информация за номенклатурата:
Ние изпълняваме документа. След като отворихме отчета за дълга към доставчиците, ще видим, че той се е увеличил със сумата на документа:
Но артикулите не пристигнаха в склада:
За да отразим складова разписка, ще въведем поръчка за получаване, за това ще отворим работно място Приемане:
В горната селекция трябва да изберете склад, след което ще се попълни списъкът с необработени поръчки за обработка на поръчки за получаване. Виждаме, че се е появила нова поръчка, изберете я в списъка и щракнете Създайте ред:
Отваря се формулярът на нов документ (почти напълно попълнен):
Можете да зададете конкретен статус за документ:
За автоматично попълване на количеството можете да използвате бутона:
Ако е необходимо, складодържателят може да регистрира баркода на избрания продукт директно от формуляра на документа, да създаде опаковка, да редактира детайлите на артикула (добавяне на снимка, артикулен номер, въвеждане на тегло и размери и др.):
За допълнителна проверка можете да кликнете върху бутона Проверетеи преизчислете стоките (с помощта на TSD, скенер за баркод или ръчно):
В реалния живот, най-често при получаване на склад, складодържателят извършва следната последователност от действия:
Ето списък на всички налични формуляри от поръчката за получаване:
На работното място за получаване се появява нова поръчка:
Сега можем да проверим дали артикулът действително е пристигнал в склада:
За да анализирате състоянието на нарежданията за регистрация на приемане (т.е. да проверите дали са издадени нареждания за всички финансови документи), можете да използвате отчета Приемане на стоки:
Изпълнението на операции по движение между складове за поръчки и продажби от такъв склад е демонстрирано във видео урока
Дейностите на всеки стопански субект са придружени от ситуации, при които са необходими пари в брой. Използват се за извършване на спешни взаимни разчети с клиенти, доставчици, подотчетни лица; използват се за изплащане на заплати, плащане на разходи и др. Контролът на касовата отчетност в институцията се осъществява благодарение на касовата книга, разходните и приходните касови ордери.
В касата на предприятие парите се появяват в резултат на взаимни разплащания с клиенти, от банката, връщания от доставчици, отговорни лица, получаване на заем или заем и други входящи транзакции. Основният документ, документиращ получаването на пари в брой, е касовата бележка (PKO).
Основната счетоводна форма е касовият ордер. Необходим е за водене на записи на касови операции. Пристигането на средства в касата на институцията се придружава от отпечатване или издаване на разписка. Видът на разписката е общоприет (КО-1), може да се намери в албума с унифицирани формуляри за записване на касови операции и резултати от инвентаризация.
Касовият ордер в 1C е създаден според формуляра KO-1. С негова помощ се извършва автоматично и бързо записване на процесите, свързани с пристигането на пари в касата. Използването на каквато и да е форма на документ е забранено от закона. Касовият ордер и приложената към него разписка се попълват по реда на чл. 13, чл. 19-21 „Процедура за извършване на касови операции в Руската федерация“.
Отпечатаният формуляр трябва да бъде подписан от главния счетоводител или друго лице със съответните правомощия, получено в съответствие с писменото потвърждение на управителя. Разписката за откъсване се подписва от главния счетоводител, касиера, който е приел парите. Върху разписката, както и върху приходния касов ордер се поставя печат, след което се дава на лицето, което е донесло парите на касата.
Работата с касов апарат в 1C започва със създаване на касова бележка. Алгоритъмът на действията е прост:
Снимка №1 „Раздел Банка и каса”:
Снимка № 2 „Екранна форма на PKO“:
Заслужава да се отбележи, че формулярът, попълнен по електронен път, се отпечатва в един екземпляр. Всякакви корекции в него са недопустими. След подписване, печатът се поставя по уникален начин - по-голямата част от него отива върху откъсната бележка, а другата част се щампова върху самата касова бележка. След това поръчката за получаване се записва в дневник № КО-3. Този документ също е автоматизиран в 1C. Можете да проследявате паричния поток по всяко време, като използвате този PKO и касов регистър.
Касовият ордер в 1C е програмиран по такъв начин, че да може да извършва няколко различни операции, които се отразяват по различен начин в счетоводството. Ако на екрана е отворена касова поръчка, както е на фигура № 2, тогава можете да я попълните, като вземете предвид от кого идват парите в касата. Това се отразява на избора на вид транзакция и счетоводна сметка. Примерът по-долу разглежда типа транзакция „Получаване на пари в брой от банка“.
Снимка № 5 „Касов бон“:
Касовият ордер в 1C е генериран. Сега можете да го осчетоводите, да го запишете и да го отпечатате, като щракнете върху бутона „Касов бон ордер“, до бутона се изобразява икона на принтер. Как изглежда отпечатан образец на PKO може да се види на изображение № 6.
Снимка № 6 „Печатна форма на приходен касов ордер“:
Подписите и печатът се поставят в долната част на документа, а квитанцията се отделя от приходния касов ордер по разделителната линия. Разписката, както е посочено по-горе, се дава на лицето, което е внесло парите, а поръчката остава в счетоводството.
Връщайки се към раздел „Банка и каса”, подраздел „Каса” - „Касови документи”, ще видите изпълнената поръчка. Отбелязва се със зелена отметка. В подраздела „Банка“ - „Банкови извлечения“ на датата на изготвяне на Нареждането за получаване в долната част на диалоговия прозорец ще видите колко пари са били отписани от разплащателната сметка в този ден и колко са получени. Сумата „Отписана“ ще включва 50 хиляди рубли, които организацията е получила в касата от банковата си сметка. Вижте изображение #8.
Снимка № 8 „Касови документи“:
Снимка № 9 „Банкови извлечения”:
Поръчката за касова бележка в 1C може да бъде променена ръчно; за да направите това, трябва да изберете документ, да кликнете върху „Движение на документ“, да поставите отметка в квадратчето „Ръчно коригиране“ и да направите необходимите промени и поправки в осчетоводяването.
Касовата книга в 1C показва всички парични потоци в предприятието, както техните постъпления, така и отписвания. Всяка организация с касов апарат трябва да поддържа само една касова книга. Номериран е, прошит, подпечатан с восъчен или мастиков печат. Броят на листовете в книгата се удостоверява с подписите на главния счетоводител и ръководителя на предприятието.
След като касиерът издаде или получи средства в касата според поръчките, той е длъжен да направи запис за това в касовата книга. В края на всеки ден касиерът изчислява общата сума за деня, като тегли останалите пари в касата за следващия ден. Той предава тази информация на счетоводния отдел под формата на касиерски отчет. Това е отделящата се част на касовата книга, т.е. пълното му дублиране за цял ден. Разходните и приходните касови бланки се дават заедно с отчета на касиера срещу подпис в касовата книга.
Програмата 1C улесни рутинната счетоводна работа. Сега отчетът на касата в 1C се генерира с едно натискане на бутон. Съставя се благодарение на създадените касови разписки и нареждания за разплащане на пари въз основа на транзакции, където има сметка 50.01 „Пари на организацията“.
Снимка № 10 “Касова книга”:
Касовата книга в 1C има унифицирана форма. Това е одобреният формуляр № КО-4. Документът показва:
От снимка № 10 се вижда, че касовата книга се създава автоматично в два екземпляра. Единият от тях е отчетът на касата в 1C, който се прехвърля в счетоводния отдел, другият остава при касата.
Когато изберете неопределен ден, но произволен период за формиране на касова книга, тогава тя ще се формира за всеки касов ден с поредна номерация: лист 1, лист 2 и т.н. Отчетът може да се създаде отделно за различни валути или общ за всички каси, но в руски рубли. Ако за отчетния период се вземе един ден, тогава допълнително се показва сумата, взета от касата за изплащане на заплата за тази дата.
Снимка № 11 „Дневник на касовите документи“:
Докладът KO-4 може да бъде съставен по друг начин. За да направите това, трябва да отидете в „Банка и каса“, да изберете подраздел „Отчети“ - „Касова книга“. Този подраздел не винаги показва необходимите отчети; за да ги добавите там, трябва да кликнете върху бутона „Настройки за навигация“ в горната част на екрана, изглежда като зъбно колело, и да плъзнете необходимите отчети от падащия списък от ляво на дясно. Тук избирате и справка КО-3 - това е Журнал за касови документи, пример е показан по-горе на снимка № 11.
Нека да разгледаме инструкциите за работа с клетъчен склад във версията на програмата на платформата 1C 8.3. Нека започнем с общата схема на взаимодействие между „склада“ и „офиса“:
Приемането на стоки в 1C Trade Management 11 става според по поръчка на офисав случаите:
Приемането на стоки в склада на 1C адрес става на два етапа:
Поръчката за получаване в 1C Trade Management отразява факта, че стоките са пристигнали в склада, но все още не са поставени в клетки.
Списъкът с транзакции за капитализация се намира в раздела „Склад“:
Тук можете да видите всички поръчки за приемане на стоки в склада, монтаж и други операции:
Дясната таблична част показва списък на стоките, които трябва да бъдат приети по тази поръчка. Във формата можете да зададете селекции по дата и статус на поръчката, склад и зона на приемане.
В долната част на формата можете да видите вече издадени касови ордери.
За да създадете нова поръчка, трябва да изберете желаната поръчка в списъка и да кликнете върху „Създаване на поръчка“:
Ще бъде създаден документ. В раздела „Продукти“ трябва да посочите количеството стоки, действително получени в склада и неговите мерни единици:
След като попълните документа, трябва да кликнете върху бутона „Публикуване и затваряне“.
Реално полученото количество стоки може да се различава от количеството, посочено във фактурата (поръчката).
Това може да се случи по две причини:
След като стоките бъдат приети по реда за получаване, те се появяват в зона “Приемане”. Сега трябва да го преместите от тази област в необходимата клетка за съхранение.
За да направите разположение в клетка, трябва да отидете в раздела „Поставяне в клетки“:
Тук в 1C UT 11.1 има списък с всички продукти, които в момента се намират в клетката „ПОЛУЧАВАНЕ“. В долната част на формата има задачи, които очакват изпълнение.
За да създадете задача за поставяне, трябва да изберете необходимия елемент (можете да изберете редове с помощта на бутона ctrl) и да щракнете върху „Създаване на задача за поставяне“. Системата ще предложи опция за създаване на задача:
Където можете да изберете допълнителни настройки.
В долната част на формата ще се появи нов документ със статус „Подготвен“:
Нека отворим документа:
Системата автоматично предлага клетки за поставяне по подразбиране. При желание клетките могат да се сменят. Ако всичко е правилно, трябва да зададете статуса на документа на „В работа“, да отпечатате „Задача на складов работник“ и да запишете промените с помощта на бутона „Запис и затваряне“:
Формулярът за печат на складов работник изглежда така:
След като поставянето действително е готово, трябва да влезете в документа и да зададете статуса на документа на „Завършен без грешки“:
Стоките се изпращат от по поръчка на офисав случаите:
Списъкът с поръчки за доставка на стоки можете да видите в раздела „Склад“:
Във формата за обработка можете да видите всички текущи поръчки и поръчки за пратки:
За да създадете нова пратка, е необходимо да изберете желаната поръчка (или такава) и да кликнете върху бутона „Създаване на поръчки“:
Системата ще предложи допълнителни настройки за генериране на поръчки:
Поръчките за издаване ще бъдат създадени автоматично и можете да преминете към избор на стоки от клетките.
Изборът на елементи от клетки се извършва в раздела „Избор от клетки“:
Вземете безплатно 267 видео урока за 1C:
За да създадете нова задача за поставяне, трябва да изберете необходимата поръчка (или поръчки) от списъка и да щракнете върху „Създаване“ - „Задача за избор“:
Системата ще поиска допълнителни параметри:
Ако зададете превключвателя в състояние „Задача за избор и задачи за опаковане“, ако няма достатъчно различни опаковки на продукта, системата ще създаде задача за преопаковане на продукта (например от кутии на парчета).
Създадените документи можете да видите в долната част на формата:
Ако отворите документ, той ще има клетки по подразбиране:
За да започнете сглобяването, просто задайте статус на „В процес“, отпечатайте „Задача за складов работник“ и щракнете върху бутона „Публикуване и затваряне“.
След като завършите действителното сглобяване, трябва да отворите документа „Избор на продукт“ и да зададете статус на „Завършено без грешки:
За да завършите процеса на изпращане до клиента, трябва да зададете статуса на оригиналната поръчка за издаване на стоки на „Изпратено“:
Инвентаризацията в програмата 1C Trade Management се извършва с помощта на документа „Преизчисляване на стоки“.
При създаване на ново преброяване на стоки в раздел Информация се посочва в кой склад е планирано:
След това се попълва разделът „Продукти“. Можете да го попълните с помощта на бутона „Попълване по избор“, като предварително посочите необходимите селекции (по клетка, елемент и т.н.). Ако изборът не е зададен, стоките ще бъдат запълнени с всички стоки:
Таблицата се попълва със счетоводното количество на продукта:
„Счетоводни“ салда се попълват към датата, зададена в раздел „Информация“.
За да започнете инвентаризацията, трябва да спрете статуса „В работа“ и след това да отпечатате „Формуляр за задача за броене на стоки“.
След фактическото преизчисляване на стоките е необходимо да зададете статус на документа на “Въвеждане на резултати”. Колоната „Действително“ ще стане достъпна за въвеждане:
Когато въвеждането на резултатите приключи, трябва да зададете статус на „Завършено“:
Инвентаризацията е завършена. След потвърждение в офиса, стоките ще бъдат изписани от склада и клетките.
Движението на артикули между клетките на един и същ склад се документира с помощта на документа „Избор (поставяне) на стоки“:
За да създадете нов документ, трябва да щракнете върху бутона „Задача за преместване“ от менюто „Създаване“:
В раздела „Продукти (селекция)“ попълнете името на продукта, клетката, къдетоима движение, мерна единица и количество. Можете да попълните информацията ръчно или да използвате попълване в менюто на табличния раздел „Продукти“ - „Попълване по салда в клетката“:
Във формуляра, който се отваря, можете да посочите списък с клетки, от които ще бъдат попълнени останалите елементи:
След натискане на бутона „ОК” табличната част ще бъде попълнена с остатъка:
Остава само да посочите нови клетки за поставяне на артикули.
След като завършите попълването на документа, трябва да зададете статус на „В процес“ и да прехвърлите задачата на служителя на склада. След завършване на изпълнението задайте състоянието на „Завършено без грешки“.
Можете да видите списъка със складове в раздела „Склад“, като използвате връзката „Складове и магазини“.
Клетки – директория, подчинена на директория “Складове”, съдържа информация за топологията на склада. Указателят съдържа информация за географското местоположение на клетката в склада и нейните размери.
Една клетка може да бъде от три вида:
Списъкът със складови клетки може да се види във формуляра на елемента от директорията „Складове“ в секцията за движение:
Във формуляра за списък можете да създадете нов елемент или да промените съществуващ:
Моля, обърнете внимание на следните подробности:
Приходен касов ордер (PKO) е документ, според който се получават пари в касата на организацията, съставен в унифициран формуляр KO-1. Можете да намерите документа Приходен касов ордер в 1C 8.3 в менюто Банка и каса – Касови документи:
Така че, когато попълваме касова бележка в 1C 8.3, първо определяме вида на бизнес транзакцията, в резултат на която парите се получават в касата. Тази форма на документа съдържа атрибута Тип операция, при достъп се появява вградената директория с операции:
Датата на документа автоматично се равнява на текущата дата и може да бъде променена, ако е необходимо. Номерът на документа също се въвежда автоматично, по ред. Но ако е необходимо, може и да се промени.
В зависимост от установения тип операции, екранната форма на документа се променя, предоставяйки на потребителя на 1C 8.3 необходимите данни за попълване на синтетично и аналитично счетоводство. Ако списъкът с транзакции не съдържа такава, която е подходяща по смисъл, тогава можете да изберете Друго разписка.
Така че, нека да разгледаме най-често срещаните операции.
В заглавната част на документа трябва да попълните данните за контрагента, като изберете купувача от съответната директория и въведете сумата в полето Сума на плащането.
След осчетоводяване на документа чрез бутона Осчетоводяване или Осчетоводяване и затваряне се генерира счетоводен запис с кореспонденцията на сметки Дебит 50 Кредит 62.
Ако приходите от продажба на дребно се получават в касата, трябва да се използва друга операция, Приходи от продажба на дребно.
Когато регистрирате PKO в 1C 8.3 за получаване на пари в брой от банка, външният вид на екранната форма на PKO изглежда съвсем различно. Кредитната сметка се въвежда автоматично (сметка 51):
За целите на аналитичното счетоводство остава само да се посочат данните на статията на DDS, а в данните на печатната форма на документа - пълното име на служителя, който е внесъл парите в касата.
При избора на други видове транзакции за получаване на средства е важно да се попълват анализи за счетоводните сметки за кредитната операция, тъй като дебитът винаги ще бъде в сметка 50. Това обикновено са данните за контрагент, споразумение, член на DDS.
За информация относно възможни грешки при извършване на парични транзакции в 1C, вижте следващия ни видеоклип:
При издаване на пари от касата на организацията се генерира разходен касов ордер (COS). Издава се в унифициран формуляр КО-2.
Подобно на попълването на касова бележка в 1C 8.3, съдържанието на екранната форма зависи от избрания тип операция. Нека да разгледаме най-често срещаните видове операции.
При плащане на заплати в 1C 8.3:
Когато издавате пари за отчитане, трябва:
В 1C Accounting 8.3 за това отговаря информационният регистър Лимит на паричния баланс. Посоченият лимит ще бъде валиден от датата, въведена в 1C 8.3, докато не бъдат въведени нови индикатори:
Как в 1C 8.2 можете да проследите правилното спазване на касовия лимит, зададен от банката, се обсъжда в следния видео урок:
Можете да проучите характеристиките на регистриране на парични транзакции в 1C 8.3 (сметки, документи, осчетоводявания) и да научите как да зададете лимит на пари в брой, за да контролирате извършването на касови транзакции в модула.
